organisation

Tout le monde a toujours rêvé de trouver le Saint Graal de la Productivité.

 

 

Ce rêve n'est autre que de trouver une façon concrète d'organiser (système) qui nous permettrait de réaliser ce qui suit :

 

  • Que tout le monde serait soulagé et travaillerait sans hâte.
  • Pas d'accumulation infinie de tâches
  • Que tous les collaborateurs complètent leurs tâches et livrent leurs projets à temps.
  • Que personne n'aura de travail à faire pendant le week-end.
  • Que personne ne se batte parce qu'aucun collègue n'est en retard dans ses fonctions.
  • Que toute l'entreprise sache rapidement où se trouvent tous les fichiers partagés
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Pouvez-vous imaginer un système qui vous permettrait d'obtenir tous ces avantages ?

 

Moi non plus, moi non plus. Bien que je ne le considère pas comme quelque chose d'impossible, je le considère tout à fait utopique. Utopique parce que votre façon d'organiser est liée à votre façon d'être, de sorte que chaque personne aura son propre système. Voyons quelques exemples pour illustrer cette idée :

 

  • Exemple 1 : Si vous êtes une personne qui aime tout contrôler, vous finirez probablement par faire des listes de contrôle pour à peu près tout ce que vous faites régulièrement : voyages, soins à domicile, soins familiaux, entretien du véhicule... Dans ce cas, vous aurez probablement " besoin " d'un système oui ou oui afin que rien ne vous échappe.
  • Exemple 2 : si vous êtes une personne négligente qui se comprend très bien avec spontanéité, alors vous aurez sûrement tendance à éviter tout système qui implique un "contrôle". Dans ce cas, il vous sera plus facile de planifier au fur et à mesure et de ne noter que les événements et/ou les tâches qui sont très importants pour vous.

 

Les deux exemples sont des systèmes de planification et d'organisation, chacun avec son propre niveau de précision et de méticulosité. Nous utilisons tous des systèmes pour organiser notre quotidien, et ils sont tous parfaitement valables s'ils font vraiment leur travail.

 

Jusqu'à présent, nous avons vu que tout le monde a son propre système. Plus ou moins structuré, plus ou moins défini, plus ou moins détaillé, plus ou moins satisfaisant... mais après tout un système à part entière. Cependant, les systèmes que chaque personne utilise individuellement sont une chose et lorsqu'ils sont combinés, ils en sont une autre. Un conflit survient lorsque ces deux systèmes très différents se rejoignent au sein d'une même équipe.

 

Nous allons voir une situation assez courante dans les organisations :

 

  • "Une personne qui vient de rejoindre une entreprise passe toute la matinée à chercher des informations pour faire un rapport qui lui a été confié par son patron pour demain. Il consulte l'information partout depuis des heures, jusqu'à ce qu'il obtienne enfin assez de matériel pour produire un rapport décent.
  • Lors d'une pause et en partageant tout le travail qu'il avait fait tout au long de la journée de travail, un de ses coéquipiers lui dit que toutes les informations qu'il avait recherchées étaient déjà stockées dans les fichiers partagés de l'entreprise. Son collègue lui dit qu'il regrette beaucoup de ne pas l'avoir informé plus tôt et qu'il regrette aussi qu'il ne se souvienne pas toujours de télécharger cette information sur le réseau interne de l'entreprise.

 

 

Ce qui est clair, c'est que le fait d'avoir des systèmes différents crée des frictions entre les employés. La question semble alors très claire.... Y a-t-il un moyen pour les différents membres d'une équipe de changer un peu leur système afin de pouvoir vivre et travailler ensemble sans que des conflits apparaissent constamment ?

 

Oui, avec tiédeur. Il y a une partie du système qui peut être modifiée, une autre chose très différente sont les croyances que chaque personne a sur "comment je devrais m'organiser".

 

Quelles sont les conditions de base qu'un système organisationnel doit remplir pour fonctionner au sein d'une équipe de travail ?

 

Centraliser et mettre à jour les tâches partagées : toutes les tâches qui affectent plus d'un membre d'une équipe de travail doivent être enregistrées dans un document partagé stocké dans le cloud (OneDrive, Google Drive). De plus, une personne (habituellement le chef d'équipe) doit être responsable de la mise à jour de l'avancement des tâches pour éviter la duplication des tâches et assurer la fiabilité du document.

 

Stocker tous les fichiers dans un espace partagé dans le cloud/réseau interne : dans toute entreprise, il doit y avoir un lieu actualisé où tout le matériel utilisé, les informations, la bibliographie, les présentations, les rapports, etc. Il est préférable de mettre en place une règle (habitude) dans toute l'entreprise pour que tout le monde fasse une sauvegarde de tous ses fichiers.