organisation du temps

Vous êtes un désastre dans l'organisation du travail (et vous le savez)

Aujourd'hui, j'ai beaucoup de chance, c'est le premier matin après plusieurs semaines où je peux être au bureau et faire des tâches que j'avais presque oubliées, mais aussi importantes et stratégiques que celles que je fais chaque jour avec mes clients.

 

Lorsque votre horaire est rempli d'événements ou de rendez-vous, il est difficile d'apporter de nombreuses améliorations à la gestion du temps, mais lorsque votre horaire vous laisse une certaine autonomie pour décider quand et comment commencer une tâche, l'organisation du travail est fondamentale. Comme "montrer un bouton", je vais m'y mettre : j'expliquerai comment je vais le faire aujourd'hui...

 

Combien de temps vous avez ?

 

La première chose dont vous devez être conscient avant de faire quoi que ce soit, c'est combien de temps vous avez à courir, c'est-à-dire à être opérationnel et à faire les choses par vous-même. Les réunions ne comptent pas dans notre façon d'organiser le temps, pas plus que les déplacements en voiture sur lesquels vous ne pouvez pas travailler (bien que vous puissiez passer des appels téléphoniques).

 

Seuls les espaces où vous pouvez faire quelque chose et le faire comptent. Ce que vous avez programmé (réunions et temps de déplacement pendant lesquels vous ne pouvez pas travailler) ne nous sert pas, il est déjà programmé avec d'autres personnes ou avec d'autres responsabilités.

 

Dans mon cas, aujourd'hui j'ai 6 heures, un luxe ! De 8 à 14 pour exécuter des tâches de mon système de gestion du temps (dont je vous parlerai en détail dans un autre article).

 

Par exemple, dans mon propre agenda, demain je n'ai qu'une heure (que je vole d'ailleurs), puisque le reste du temps je suis à Teruel avec plusieurs entités. Par conséquent, mon emploi du temps ne devrait pas être très ambitieux, car je n'ai pas de temps réel pour exécuter ce qui n'est pas déjà planifié avec d'autres : de 10h à 14h je serai avec le personnel de la Chambre de Commerce pour parfaire mes compétences en affaires et de 16h à 21h pour perfectionner le leadership du groupe Tervalis. Dans mon heure disponible de 6 à 7 heures du matin, la seule tâche que je vais effectuer sera d'écrire dans ce blog, je vous le promets.

 

De toutes les choses que tu dois faire, quelle est la plus importante ?

 

Avant de consulter votre liste de choses à faire, vous devez vérifier vos courriels au cas où quelque chose entrerait dans votre boîte de réception pendant la nuit et nécessiterait une action immédiate. C'est quelque chose comme jeter un coup d'oeil rapide (5 minutes maximum), ignorer les courriels banals, éliminer tout ce qui est inutile et que vous ne voulez pas lire maintenant ou jamais (ne l'ouvrez même pas, apprenez à le supprimer avec un peu plus de courage) et vous concentrer uniquement sur les courriels des gens que vous savez être la clé pour vous et les projets qui sont importants pour vous. Le reste vous prive de ce beau temps que vous ne consacrez pas à ce que vous avez à faire.

 

Une fois que vous savez de combien de temps vous disposez et que vous avez vu toutes les demandes importantes qui peuvent se trouver dans votre courriel, vous devez recourir à votre système de gestion du temps pour voir les priorités et les domaines dans lesquels vous devez agir, les tâches en attente, les appels, etc. Vous avez besoin de sortir les tâches de là pour les faire aujourd'hui, dans les heures qui vous sont allouées.

 

De cette façon, vous devez configurer une petite feuille sur papier ou une feuille excel avec ces tâches (ci-dessous vous pouvez voir celle que nous qui suivons cette méthode faite en Cesar Piqueras). Nous ferons une petite distinction entre simple et complexe.

 

Les tâches simples sont celles qui ne demandent pas beaucoup de temps ou de complexité. Appelez un client pour lui demander quelque chose, envoyez un courriel à plusieurs personnes, etc. Ce sont des questions importantes, mais pas complexes. Ces tâches seront effectuées dans les espaces de temps où nous n'avons pas trop de concentration ou de désir, et iront toujours après une ou plusieurs tâches complexes.

 

Les tâches complexes sont ce genre de tâches avec lesquelles nous ne commençons jamais parce qu'elles durent habituellement une, deux, trois ou plus d'une heure, et ce sont les tâches que nous procrastinons le plus facilement, parce que l'inconfort de s'impliquer avec elles nous fait les laisser pour plus tard.

 

Pour bien organiser votre travail, vous devez inclure dans cette feuille toutes les tâches d'aujourd'hui, de façon réaliste, en faisant une distinction entre simple et complexe.